Reuniones eficaces. Mi primer paso.
< Entornos productivos | Inicio | ¡Humildes sí, pacatos no! >
Empezamos las tareas de toma de requisitos con reuniones con muchísimas personas que tienen poco tiempo, muchas ideas y montón de trabajo que hacer además de estar en la reunión. He decidido incluir en todas las convocatorias, y justo antes de describir la agenda, los siguientes “Principios generales”. ¿Conseguiré que se sigan?
PRINCIPIOS GENERALES
Para que estas reuniones sean lo más cortas y productivas posibles es importante que todos sigamos algunos principios – por favor, seguid leyendo y atendedlos cuidadosamente – :
- Comunicar la asistencia o ausencia a la reunión
- Puntualidad
- Preparación:
- Llevad la información en soporte electrónico o papel que consideréis pueda ser de interés para la reunión
- Enviad antes de la reunión la información que se haya solicitado para la misma
- Llevad realizadas las tareas que se hayan planificado hacer antes de la reunión
- Respeto:
- No atender llamadas de teléfono. Mantened los teléfonos móviles apagados o en silencio
- No ausentarse durante la reunión. Si se debe hacer una salida planificada deberá anunciarse al inicio de la reunión
- Objetivos:
- Evitar atender temas que no se han previsto para la reunión. Si se identifica la necesidad de tratar otros asuntos quizás lo más conveniente es planificar otra reunión.
- Antes de finalizar la reunión:
- Repasar las principales conclusiones a las que se hagan llegado
- Identificar tareas y quienes y cuándo deben hacerlas
- Planificar la fecha de la siguiente reunión
Artículos relacionados:
Categorías:Técnicas
Angel, coincido con todos tus principios y añado alguna cosa más que a mí me ha servido:
Mandar una convocatoria con orden del día y horario. Son más eficientes las reuniones con hora de fin.
Mandar un acta con todo lo que recoges en el apartado “Antes de finalizar la reunión”.
¡Ah! Y si eres el moderador, no tendrás más remedio que hacer de “policía” continuamente (al menos al principio) para conseguir respetar los principios que agrupas bajo los epígrafes “Respeto” y “Objetivos” ¡Suerte!
Un abrazo.
Veo algunos aspectos mejorables, Ángel, el primero de los cuales es cuando dices que son muchísimas personas las que van. Eso nunca va a ser una reunión eficiente si todos pueden participar activamente. Por otra parte, si no te aseguras de que asistan quienes pueden tomar decisiones si es que la reunión es para ello, tampoco servirá de mucho.
Lo de la hora de fin es básico también. El orden del día es lo que hay que enviar previamente a todos siendo realista y justo antes de empezar, recuerda en menos de 5 minutos qué se va a ver y qué se espera obtener de la reunión, de forma que todos se centren en ello y no en otra cosa.
Así, a vista de pájaro y de forma constructiva, es lo primero que veo mejorable de cuando hice algún curso de gestión del tiempo y eso, por ahí tengo material, si quieres.
Angel,
Comparto todas esas recomendaciones, a las que añadiría también:
-’Nunca esperaré en mi despacho hasta provocar ser avisado para la reunión de la que tengo varias alertas en mi pantalla’.
Creo que de las posibles ‘faltas de estilo’ respecto al tema de las reuniones, es de las peores, pues sin haber empezado la reunión, refleja falta de interés absoluta por el objeto de la misma.
No sé si me atraveré a tanto como incluir tan higiénicas normas en las convocatorias (y además antes de la agenda, eres un valiente!!), ganas entran también de poner carteles enormes con ellas en las salas…
Saludos,
Javi.
Saludos Angel.
Hace unos meses atrás participé en lo que llamaría una “Reunión conflictiva de un Proyecto Familiar”. Se podrá entender que la toma de decisiones en una reunión familiar podría llegar a ser más hostil y conflictiva que una reunión laboral.
Quien dirigió la reunión era un hermano mayor con basta experiencia en manejo de conflictos. Me llamó la atención dos temas que pueden ser importantes:
1) En el inicio explicó claramente las regla del juego o principios básico a los cuales se debían atener cada participante: respecto, igualdad, no interrupción, tiempo de exposición de cada uno, etc. Cada miembro debía aceptar los principios.
2) Incluyó un tema que llamó “parqueo”. Cualquier tema que se planteaba en la reunión que no era parte de la agenda u objetivo era “parqueado” en una lista. Al final de la reunión se leían todos los temas parqueados para tomar una acción al respeto.
Podrían ser útiles ideas para una próxima reunión “dificil”.
Saludos
Joe
http://elcafedejoe.com
¡Qué de buenas recomendaciones! Ya estoy preparando una segunda versión que también publicaré.
En esta segunda versión veo la necesidad de:
- Adquirir algunos compromisos en la convocatoria, por ejemplo, en envío de un acta con los resultados de la reunión al día siguiente
- Incluir en la agenda lo siguiente:
– Exposición de las reglas de juego y aceptación explicita de los mismos por todos los participantes
– Exposición al final de la reunión de:
— Las ideas más importantes recogidas en la misma
— Tareas identificadas con responsable y fecha máxima de ejecución
— Fecha de la próxima reunión si esta fuese necesaria
— Lista de asuntos que no siendo objeto de la reunión han aparecido en la misma para decidir sobre ellos
- Fuera de la convocatoria:
– Entre los que convocamos definir roles y funciones: moderador, notario, …
– Poner carteles en las paredes con las reglas de juego
y hay algo importantísimo que ya he comunicado al equipo de proyecto, PREDICAR CON EL EJEMPLO.
Gracias Ricardo, Eduardo, Javier y José
Me gusta lo que escribes, esta visión de como se deben llevar los proyectos.
Pero resulta que como se le dice a un director o gerente que no “juegue” con su blackberry.
Noxpan, a un director o gerente se le dice igual que a los demás, con educación. La regla es la siguiente: si alguien utiliza el teléfono o sale de la sala de reunión, ésta se para y, por supuesto, la hora de finalización se mantiene. A más paradas menos tiempo para trabajar.
Pero seamos realistas, esto es mucho más fácil de escribir que de hacer.