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Gracias por los comentarios recibidos en Reuniones eficaces. Mi primer paso, comentarios que han motivado este segundo artículo. Aquí prentendo exponer el antes, durante y después de la reuniones. Ya sé que hay mucha literatura sobre este asunto, pero la diferencia con ella es que aquí está recogida mi experiencia y la de Ricardo, Eduardo y José.
Antes de la reunión
Se enviará una convocatoria con la siguiente información:
- Fecha, horario de inicio y finalización y lugar de celebración de la reunión
- Lista de personas que deben asistir, personas cuya asistencia es opcional y personas que, no estando convocadas, recibirán copia del acta que se escriba.
- Asuntos que se tratarán y responsable de la exposición inicial de cada uno de ellos.
- Material disponible para la preparación de la reunión
- Material que deberá llevarse a la reunión para ser utilizado en la misma
Durante la reunión
- El moderador de la misma expondrá al inicio de la reunión:
- Los objetivos y asuntos de la reunión.
- Si hay personas que no se conocen hará una presentación breve de todos los asistentes.
- Recordará las reglas de juego: puntualidad, teléfonos apagados, respeto, etc.
- Durante la reunión:
- Los asuntos fuera de agenda serán apuntados por el moderador para el final de la reunion valorar la necesidad de una nueva reunión que incluya dichos asuntos.
Después de la reunión:
En el plazo de tres días laborales después de la reuninón se enviará un acta de la misma con la siguiente información:
- Asistentes a la reunión.
- Principales conclusiones expuestas de forma breve.
- Tareas identificadas con el responsable y una fecha objetivo de realización.
- Decisiones tomadas y quienes las tomarón.
Pero lo difícil no es escribir este artículo sino conseguir que las reuniones sean así y que los que participan en ellas de esta manera salgan convencidos de que han participado en una reunión eficaz.
4 Noviembre 2007 at 10:23 PM
Gracias Angel por el artículo. Lo tendré encuenta para mis próximas reuniones. Ya entiendo por que algunas estan fallando.
Saludos
5 Noviembre 2007 at 8:04 AM
[...] de leer un artículo de LegnitaPress, donde presenta un listado de puntos a tener en cuenta antes, durante y después de las reuniones, [...]
15 Diciembre 2007 at 4:08 AM
Muy bueno el articulo. Le agregaria al parrafo “Durante la Reunion”: Uno de los asistentes es asignado a redactar el borrador del acta de la reunion, generalmente el moderador o coordinador. Es bueno tener preparada la plantilla de los temas principales, por ej. Temas generales, Seguimiento de avance, Costos, Desvios del alcance, etc., finalmente para cada acción identificar su criticidad: separar los pocos vitales de los muchos triviales (Paretto).
16 Diciembre 2007 at 7:55 AM
Gracias Sergio por tan buena recomendación. Es así como estamos intentando hacerlo e incluso, en caso de disponer de una hora después de la reunión, revisamos juntos las notas para hacer la redacción final del acta y enviarla inmediatamente.