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LIBROS - ORGANIZATE CON EFICACIA

Gracias a Lucas llego este vídeo -46  minutos - de David Allen publicado por Google.

Estoy finalizando la lectura de su libro Getting Things Done, en español Organízate con eficacia, por lo que aún tengo mucho camino por delante para asimilarlo e incluir sus recomendaciones en mi forma de hacer las cosas.

Le podéis ver también en su video promocional así como acceder a mucha más información sobre GTD desde su sitio Web http://www.davidco.com/

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Excelente artículo de Mario sobre esta técnica que nos sugiere visualizar el fracaso de un proyecto para identificar las causas que llevaron a esa situación y así poder desarrollar un plan para evitarlas, minimizarlas, transferirlas, asumirlas o decidir que el proyecto no es viable. El origen se encuentra en el artículo Performing a Project Premortem de Gary Klein publicado por Harvard Business Review en septiembre de 2007. Aquí tenéis la definición de la técnica:

A premortem is the hypothetical opposite of a postmortem. A postmortem in a medical setting allows health professionals and the family to learn what caused a patient’s death. Everyone benefits except, of course, the patient. A premortem in a business setting comes at the beginning of a project rather than the end, so that the project can be improved rather than autopsied. Unlike a typical critiquing session, in which project team members are asked what might go wrong, the premortem operates on the assumption that the “patient” has died, and so asks what did go wrong. The team members’ task is to generate plausible reasons for the project’s failure.

Otras referencias:

< PRINCE2 Project management forum 2007 2ª edición | InicioEntornos productivos >

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Gracias por los comentarios recibidos en Reuniones eficaces. Mi primer paso, comentarios que han motivado este segundo artículo. Aquí prentendo exponer el antes, durante y después de la reuniones. Ya sé que hay mucha literatura sobre este asunto, pero la diferencia con ella es que aquí está recogida mi experiencia y la de Ricardo, Eduardo y José.

Antes de la reunión

Se enviará una convocatoria con la siguiente información:

  • Fecha, horario de inicio y finalización y lugar de celebración de la reunión
  • Lista de personas que deben asistir, personas cuya asistencia es opcional y personas que, no estando convocadas, recibirán copia del acta que se escriba.
  • Asuntos que se tratarán y responsable de la exposición inicial de cada uno de ellos.
  • Material disponible para la preparación de la reunión
  • Material que deberá llevarse a la reunión para ser utilizado en la misma

Durante la reunión

  • El moderador de la misma expondrá al inicio de la reunión:
    • Los objetivos y asuntos de la reunión.
    • Si hay personas que no se conocen hará una presentación breve de todos los asistentes.
    • Recordará las reglas de juego: puntualidad, teléfonos apagados, respeto, etc.
  • Durante la reunión:
    • Los asuntos fuera de agenda serán apuntados por el moderador para el final de la reunion valorar la necesidad de una nueva reunión que incluya dichos asuntos.

Después de la reunión:

En el plazo de tres días laborales después de la reuninón se enviará un acta de la misma con la siguiente información:

  • Asistentes a la reunión.
  • Principales conclusiones expuestas de forma breve.
  • Tareas identificadas con el responsable y una fecha objetivo de realización.
  • Decisiones tomadas y quienes las tomarón.

Pero lo difícil no es escribir este artículo sino conseguir que las reuniones sean así y que los que participan en ellas de esta manera salgan convencidos de que han participado en una reunión eficaz.

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Empezamos las tareas de toma de requisitos con reuniones con muchísimas personas que tienen poco tiempo, muchas ideas y montón de trabajo que hacer además de estar en la reunión. He decidido incluir en todas las convocatorias, y justo antes de describir la agenda, los siguientes “Principios generales”. ¿Conseguiré que se sigan?

PRINCIPIOS GENERALES

Para que estas reuniones sean lo más cortas y productivas posibles es importante que todos sigamos algunos principios – por favor, seguid leyendo y atendedlos cuidadosamente - :

  • Comunicar la asistencia o ausencia a la reunión
  • Puntualidad
  • Preparación:
    • Llevad la información en soporte electrónico o papel que consideréis pueda ser de interés para la reunión
    • Enviad antes de la reunión la información que se haya solicitado para la misma
    • Llevad realizadas las tareas que se hayan planificado hacer antes de la reunión
  • Respeto:
    • No atender llamadas de teléfono. Mantened los teléfonos móviles apagados o en silencio
    • No ausentarse durante la reunión. Si se debe hacer una salida planificada deberá anunciarse al inicio de la reunión
  • Objetivos:
    • Evitar atender temas que no se han previsto para la reunión. Si se identifica la necesidad de tratar otros asuntos quizás lo más conveniente es planificar otra reunión.
  •  Antes de finalizar la reunión:
    • Repasar las principales conclusiones a las que se hagan llegado
    • Identificar tareas y quienes y cuándo deben hacerlas
    • Planificar la fecha de la siguiente reunión

Artículos relacionados:

Reuniones eficaces. Versión 2.

< Project Management Office of the Year Award | Inicio | Agile 2006 Survey. >

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Hace unas semanas escribí un artículo sobre la encuesta que la Business School de la Universidad de Quebec en Montreal está realizando con el fin de conocer el nivel de uso de las técnicas y herramientas más comunes en la dirección de proyectos.

Esta encuesta se realizó por primera vez entre los años 2002 y 2004 con la participación de unas mil personas trabajando el 58,6% de las mismas en IT o telecomunicaciones. A los participantes se les realizaron sólo tres preguntas para cada una de las 70 herramientas o técnicas estudiadas:

  • Nivel de uso
  • Soporte de la organización
  • Contribución potencial ante un uso mayor o mejor en los resultados de los proyectos

Los resultados muestran que las organizaciones dan soporte a las herramientas o técnicas que más se utilizan y, viceversa, los usuarios utilizan más aquellas herramientas o técnicas que reciben más soporte por parte de la organización.

Más sorprendente resulta ver que la lista de herramientas y técnicas con un potencial mayor de contribución es muy distinta de las actualmente son más utilizadas tal como se puede ver a continuación:

  Level of Usage Improvement Potential

Usage

1

Progress report Database of lessons learned

1

51

2

Kick-off meeting Lesson learned/post-mortem

2

13

3

PM software for task scheduling Database of historical data

3

46

4

Gantt chart Risk management documents

4

23

5

Scope statement Requirements analysis

5

8

6

Milestone planning Ranking of risks

6

33

7

Change request Database of risks

7

62

8

Requirements analysis Scope statement

8

5

9

Work Breakdown Structure Database for cost estimating

9

50

10

Statement of work PM software for monitoring of schedule

10

12

11

Activity list Work Breakdown Structure

11

9

12

PM software for monitoring of schedule PM soft. for multi-project sched./level.

12

47

13

Lesson learned/post-mortem Contingency plans

13

24

14

Baseline plan PM software for resources scheduling

14

17

15

Client acceptance form PM software for task scheduling

15

3

16

Quality inspection Team building event

16

30

17

PM software for resources scheduling PM software for monitoring of cost

17

41

18

Project charter Stakeholders analysis

18

39

19

Responsibility assignment matrix Communication plan

19

21

20

Customer satisfaction surveys PM software for cost estimating

20

49

21

Communication plan Earned value

21

48

22

Top-down estimating Quality inspection

22

16

23

Risk management documents Financial measurement tools

23

34

24

Contingency plans Cost/benefit analysis

24

26

25

Re-baselining Critical path method & analysis

25

27

26

Cost/benefit analysis Change request

26

7

27

Critical path method & analysis Statement of work

27

10

28

Bottom-up estimating Responsibility assignment matrix

28

19

29

Team member performance appraisal Quality plan

29

35

30

Team building event Customer satisfaction surveys

30

20

31

Work authorization Feasibility study

31

37

32

Self directed work teams Database of contractual commitment

32

58

33

Ranking of risks Team member performance appraisal

33

29

34

Financial measurement tools Bottom-up estimating

34

28

35

Quality plan Project charter

35

18

36

Bid documents Progress report

36

1

37

Feasibility study Configuration review

37

38

38

Configuration review PM software for resources leveling

38

40

39

Stakeholders analysis Graphic presentation of risk information

39

56

40

PM software for resources leveling Baseline plan

40

14

41

PM software for monitoring of cost Milestone planning

41

6

42

Network diagram Re-baselining

42

25

43

Project communication room (war room) Kick-off meeting

43

2

44

Project Web site Activity list

44

11

45

Bid/seller evaluation Gantt chart

45

4

46

Database of historical data Project Web site

46

44

47

PM soft. for multi-project sched./level. Client acceptance form

47

15

48

Earned value Life Cycle Cost (”LCC”)

48

57

49

PM software for cost estimating Value analysis

49

61

50

Database for cost estimating Critical chain method & analysis

50

67

51

Database of lessons learned Product Breakdown Structure

51

52

52

Product Breakdown Structure PM software for simulation

52

69

53

Bidders conferences Project communication room (war room)

53

43

54

Learning curve Quality function deployment

54

60

55

Parametric estimating Parametric estimating

55

55

56

Graphic presentation of risk information Top-down estimating

56

22

57

Life Cycle Cost (”LCC”) Self directed work teams

57

32

58

Database of contractual commitment Learning curve

58

54

59

Probabilistic duration (PERT Analysis) Work authorization

59

31

60

Quality function deployment Trend chart or S-Curve

60

63

61

Value analysis Network diagram

61

42

62

Database of risks Probabilistic duration (PERT Analysis)

62

59

63

Trend chart or S-Curve Control charts

63

64

64

Control charts Bid documents

64

36

65

Decision tree Bid/seller evaluation

65

45

66

Cause and effect diagram Decision tree

66

65

67

Critical chain method & analysis Cause and effect diagram

67

66

68

Pareto diagram Pareto diagram

68

68

69

PM software for simulation Bidders conferences

69

53

70

Monte-Carlo analysis Monte-Carlo analysis

70

70

Entre las 10 más utilizadas actualmente no aparece ni una sola vez la palabra Database o Risk mientras que en las 10 con un potencial mayor de contribución encontramos cuatro Databases y tres referencias a Risk. Parece por lo tanto que hay un mayor enfoque hacia la recolección y utilización de datos históricos para aprender del pasado y una mayor conciencia de la necesidad de identificar y gestionar los riesgos.

Por último señalar lo interesante que resulta conocer entre el gran número de herramientas y técnicas existentes cuales son las de mayor uso actualmente y las perspectivas de futuro existentes para así poder centrar los esfuerzos de estudio, entrenamiento y selección de software de la forma más rentable.

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