David Allen nos cuenta GTD.

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Gracias a Lucas llego este vídeo -46  minutos - de David Allen publicado por Google.

Estoy finalizando la lectura de su libro Getting Things Done, en español Organízate con eficacia, por lo que aún tengo mucho camino por delante para asimilarlo e incluir sus recomendaciones en mi forma de hacer las cosas.

Le podéis ver también en su video promocional así como acceder a mucha más información sobre GTD desde su sitio Web http://www.davidco.com/

 

Project premorten.

< Podcasts en InformIT| Inicio |  Flexibilidad con Scrum >

 

Excelente artículo de Mario sobre esta técnica que nos sugiere visualizar el fracaso de un proyecto para identificar las causas que llevaron a esa situación y así poder desarrollar un plan para evitarlas, minimizarlas, transferirlas, asumirlas o decidir que el proyecto no es viable. El origen se encuentra en el artículo Performing a Project Premortem de Gary Klein publicado por Harvard Business Review en septiembre de 2007. Aquí tenéis la definición de la técnica:

A premortem is the hypothetical opposite of a postmortem. A postmortem in a medical setting allows health professionals and the family to learn what caused a patient’s death. Everyone benefits except, of course, the patient. A premortem in a business setting comes at the beginning of a project rather than the end, so that the project can be improved rather than autopsied. Unlike a typical critiquing session, in which project team members are asked what might go wrong, the premortem operates on the assumption that the “patient” has died, and so asks what did go wrong. The team members’ task is to generate plausible reasons for the project’s failure.

Otras referencias:

• FORTEblog. HBR: Performing a Project “Premortem”
• Clarke Ching. Project Tip: Conduct a Project Premortem

 

Reuniones eficaces. Versión 2.

< PRINCE2 Project management forum 2007 2ª edición | Inicio | Entornos productivos >

Gracias por los comentarios recibidos en Reuniones eficaces. Mi primer paso, comentarios que han motivado este segundo artículo. Aquí prentendo exponer el antes, durante y después de la reuniones. Ya sé que hay mucha literatura sobre este asunto, pero la diferencia con ella es que aquí está recogida mi experiencia y la de Ricardo, Eduardo y José.

Antes de la reunión

Se enviará una convocatoria con la siguiente información:

• Fecha, horario de inicio y finalización y lugar de celebración de la reunión
• Lista de personas que deben asistir, personas cuya asistencia es opcional y personas que, no estando convocadas, recibirán copia del acta que se escriba.
• Asuntos que se tratarán y responsable de la exposición inicial de cada uno de ellos.
• Material disponible para la preparación de la reunión
• Material que deberá llevarse a la reunión para ser utilizado en la misma

Durante la reunión

• El moderador de la misma expondrá al inicio de la reunión:
  • Los objetivos y asuntos de la reunión.
  • Si hay personas que no se conocen hará una presentación breve de todos los asistentes.
  • Recordará las reglas de juego: puntualidad, teléfonos apagados, respeto, etc.
• Durante la reunión:
  • Los asuntos fuera de agenda serán apuntados por el moderador para el final de la reunion valorar la necesidad de una nueva reunión que incluya dichos asuntos.

Después de la reunión:

En el plazo de tres días laborales después de la reuninón se enviará un acta de la misma con la siguiente información:

• Asistentes a la reunión.
• Principales conclusiones expuestas de forma breve.
• Tareas identificadas con el responsable y una fecha objetivo de realización.
• Decisiones tomadas y quienes las tomarón.

Pero lo difícil no es escribir este artículo sino conseguir que las reuniones sean así y que los que participan en ellas de esta manera salgan convencidos de que han participado en una reunión eficaz.

 

Reuniones eficaces. Mi primer paso.

< Entornos productivos | Inicio | ¡Humildes sí, pacatos no! >

Empezamos las tareas de toma de requisitos con reuniones con muchísimas personas que tienen poco tiempo, muchas ideas y montón de trabajo que hacer además de estar en la reunión. He decidido incluir en todas las convocatorias, y justo antes de describir la agenda, los siguientes “Principios generales”. ¿Conseguiré que se sigan?

PRINCIPIOS GENERALES

Para que estas reuniones sean lo más cortas y productivas posibles es importante que todos sigamos algunos principios – por favor, seguid leyendo y atendedlos cuidadosamente - :

• Comunicar la asistencia o ausencia a la reunión
• Puntualidad
• Preparación:
  • Llevad la información en soporte electrónico o papel que consideréis pueda ser de interés para la reunión
  • Enviad antes de la reunión la información que se haya solicitado para la misma
  • Llevad realizadas las tareas que se hayan planificado hacer antes de la reunión
• Respeto:
  • No atender llamadas de teléfono. Mantened los teléfonos móviles apagados o en silencio
  • No ausentarse durante la reunión. Si se debe hacer una salida planificada deberá anunciarse al inicio de la reunión
• Objetivos:
  • Evitar atender temas que no se han previsto para la reunión. Si se identifica la necesidad de tratar otros asuntos quizás lo más conveniente es planificar otra reunión.
•  Antes de finalizar la reunión:
  • Repasar las principales conclusiones a las que se hagan llegado
  • Identificar tareas y quienes y cuándo deben hacerlas
  • Planificar la fecha de la siguiente reunión

Artículos relacionados:

Reuniones eficaces. Versión 2.

 

La realidad de la práctica del Project Management.

< Project Management Office of the Year Award | Inicio | Agile 2006 Survey. >

Hace unas semanas escribí un artículo sobre la encuesta que la Business School de la Universidad de Quebec en Montreal está realizando con el fin de conocer el nivel de uso de las técnicas y herramientas más comunes en la dirección de proyectos.

Esta encuesta se realizó por primera vez entre los años 2002 y 2004 con la participación de unas mil personas trabajando el 58,6% de las mismas en IT o telecomunicaciones. A los participantes se les realizaron sólo tres preguntas para cada una de las 70 herramientas o técnicas estudiadas:

• Nivel de uso
• Soporte de la organización
• Contribución potencial ante un uso mayor o mejor en los resultados de los proyectos

Los resultados muestran que las organizaciones dan soporte a las herramientas o técnicas que más se utilizan y, viceversa, los usuarios utilizan más aquellas herramientas o técnicas que reciben más soporte por parte de la organización.

Más sorprendente resulta ver que la lista de herramientas y técnicas con un potencial mayor de contribución es muy distinta de las actualmente son más utilizadas tal como se puede ver a continuación:

	Level of Usage	Improvement Potential		Usage
1	Progress report	Database of lessons learned	1	51
2	Kick-off meeting	Lesson learned/post-mortem	2	13
3	PM software for task scheduling	Database of historical data	3	46
4	Gantt chart	Risk management documents	4	23
5	Scope statement	Requirements analysis	5	8
6	Milestone planning	Ranking of risks	6	33
7	Change request	Database of risks	7	62
8	Requirements analysis	Scope statement	8	5
9	Work Breakdown Structure	Database for cost estimating	9	50
10	Statement of work	PM software for monitoring of schedule	10	12
11	Activity list	Work Breakdown Structure	11	9
12	PM software for monitoring of schedule	PM soft. for multi-project sched./level.	12	47
13	Lesson learned/post-mortem	Contingency plans	13	24
14	Baseline plan	PM software for resources scheduling	14	17
15	Client acceptance form	PM software for task scheduling	15	3
16	Quality inspection	Team building event	16	30
17	PM software for resources scheduling	PM software for monitoring of cost	17	41
18	Project charter	Stakeholders analysis	18	39
19	Responsibility assignment matrix	Communication plan	19	21
20	Customer satisfaction surveys	PM software for cost estimating	20	49
21	Communication plan	Earned value	21	48
22	Top-down estimating	Quality inspection	22	16
23	Risk management documents	Financial measurement tools	23	34
24	Contingency plans	Cost/benefit analysis	24	26
25	Re-baselining	Critical path method & analysis	25	27
26	Cost/benefit analysis	Change request	26	7
27	Critical path method & analysis	Statement of work	27	10
28	Bottom-up estimating	Responsibility assignment matrix	28	19
29	Team member performance appraisal	Quality plan	29	35
30	Team building event	Customer satisfaction surveys	30	20
31	Work authorization	Feasibility study	31	37
32	Self directed work teams	Database of contractual commitment	32	58
33	Ranking of risks	Team member performance appraisal	33	29
34	Financial measurement tools	Bottom-up estimating	34	28
35	Quality plan	Project charter	35	18
36	Bid documents	Progress report	36	1
37	Feasibility study	Configuration review	37	38
38	Configuration review	PM software for resources leveling	38	40
39	Stakeholders analysis	Graphic presentation of risk information	39	56
40	PM software for resources leveling	Baseline plan	40	14
41	PM software for monitoring of cost	Milestone planning	41	6
42	Network diagram	Re-baselining	42	25
43	Project communication room (war room)	Kick-off meeting	43	2
44	Project Web site	Activity list	44	11
45	Bid/seller evaluation	Gantt chart	45	4
46	Database of historical data	Project Web site	46	44
47	PM soft. for multi-project sched./level.	Client acceptance form	47	15
48	Earned value	Life Cycle Cost (”LCC”)	48	57
49	PM software for cost estimating	Value analysis	49	61
50	Database for cost estimating	Critical chain method & analysis	50	67
51	Database of lessons learned	Product Breakdown Structure	51	52
52	Product Breakdown Structure	PM software for simulation	52	69
53	Bidders conferences	Project communication room (war room)	53	43
54	Learning curve	Quality function deployment	54	60
55	Parametric estimating	Parametric estimating	55	55
56	Graphic presentation of risk information	Top-down estimating	56	22
57	Life Cycle Cost (”LCC”)	Self directed work teams	57	32
58	Database of contractual commitment	Learning curve	58	54
59	Probabilistic duration (PERT Analysis)	Work authorization	59	31
60	Quality function deployment	Trend chart or S-Curve	60	63
61	Value analysis	Network diagram	61	42
62	Database of risks	Probabilistic duration (PERT Analysis)	62	59
63	Trend chart or S-Curve	Control charts	63	64
64	Control charts	Bid documents	64	36
65	Decision tree	Bid/seller evaluation	65	45
66	Cause and effect diagram	Decision tree	66	65
67	Critical chain method & analysis	Cause and effect diagram	67	66
68	Pareto diagram	Pareto diagram	68	68
69	PM software for simulation	Bidders conferences	69	53
70	Monte-Carlo analysis	Monte-Carlo analysis	70	70

Entre las 10 más utilizadas actualmente no aparece ni una sola vez la palabra Database o Risk mientras que en las 10 con un potencial mayor de contribución encontramos cuatro Databases y tres referencias a Risk. Parece por lo tanto que hay un mayor enfoque hacia la recolección y utilización de datos históricos para aprender del pasado y una mayor conciencia de la necesidad de identificar y gestionar los riesgos.

Por último señalar lo interesante que resulta conocer entre el gran número de herramientas y técnicas existentes cuales son las de mayor uso actualmente y las perspectivas de futuro existentes para así poder centrar los esfuerzos de estudio, entrenamiento y selección de software de la forma más rentable.

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